“無紙化”運(yùn)動(dòng)并不成功
十多年前，有人提出了“無紙化”口號(hào)。相應(yīng)的，成千上萬家IT企業(yè)推出了名目繁多的OA系統(tǒng)、MIS系統(tǒng)，旨在用全新的工作方式消滅紙張。這場(chǎng)聲勢(shì)浩大的運(yùn)動(dòng)曾經(jīng)紅極一時(shí)，但是最終因效果不佳而歸于消沉。有趣的是，在“無紙化”運(yùn)動(dòng)推行十多年后，紙張的使用仍然保持著10%左右的年增長(zhǎng)率。
一個(gè)簡(jiǎn)單的例子是很多人開始使用電子的方式來進(jìn)行日常表單的編制和發(fā)布。最通常的方式是使用Word、Excel這樣的辦公軟件編制表單并填報(bào)數(shù)據(jù)。但是事與愿違，慢慢的用戶發(fā)現(xiàn)，以這樣的方式收集到的信息，很難將數(shù)據(jù)與表單格式本身分離出來，再加表單格式各不相同，造成了雖然收集到了大量的信息，卻無法將這些信息有效地利用起來。既然傳統(tǒng)電子文檔無法讓用戶真正體會(huì)到數(shù)字化的好處，“無紙化”運(yùn)動(dòng)遭遇困境也就很容易理解了。
信息化應(yīng)該以人為本
造成目前“無紙化”運(yùn)動(dòng)悲劇的癥結(jié)究竟在哪呢？
事實(shí)上，“無紙化”運(yùn)動(dòng)引入了大量所謂“高科技”，這些種類繁多的新技術(shù)的介入，將眾多非技術(shù)用戶擋在了信息化的門檻之外。當(dāng)今瞬息萬變的外界環(huán)境，迫使用戶的信息需求和管理流程隨時(shí)在發(fā)生改變，而這些“高科技”系統(tǒng)的界面多數(shù)是編程實(shí)現(xiàn)的，其界面和程序很難具備充分的靈活性來適應(yīng)外部環(huán)境的變化，對(duì)于新增文檔和文檔變更，往往一籌莫展。常常是系統(tǒng)剛剛部署完畢，就已經(jīng)不滿足需求了，修修補(bǔ)補(bǔ)兩三年，即面臨不得不淘汰的尷尬境地。此外，不同的應(yīng)用系統(tǒng)，采用不同的技術(shù)體系，由不同的廠商在不同的時(shí)間開發(fā)實(shí)施，造成了各個(gè)系統(tǒng)之間溝通的困難，使得信息化建設(shè)的主要“成果”就是構(gòu)建了若干信息孤島。
北京書生國(guó)際信息技術(shù)有限公司總裁張本偉認(rèn)為，信息化建設(shè)不能單純以技術(shù)為中心，不能完全拋開人們的生活習(xí)慣和接受能力。在取代傳統(tǒng)的紙張的IT探索中，必須考慮以人為本，遵循人們的日常生活習(xí)慣，構(gòu)建“活”的人性化的信息系統(tǒng)。
智能文檔將“無紙化”運(yùn)動(dòng)推向新高
張本偉指出，紙張被取代是人類歷史上的必然趨勢(shì)，但是我們需要的是更具革命性的電子文檔，它應(yīng)該更加具備紙張的“人性化特征”。近期出現(xiàn)的智能文檔就出色的解決了這個(gè)問題，它將把無紙化運(yùn)動(dòng)推向真正的高峰。
什么是智能文檔呢？傳統(tǒng)電子文檔只是作為靜態(tài)的信息、圖片和圖形等的載體，而智能文檔是一種XML文檔，除了具備紙張所有的特性外，還包含有高度結(jié)構(gòu)化的XML信息、程序以及可執(zhí)行的動(dòng)作。智能文檔在其內(nèi)容組織、表現(xiàn)和交互上變得更具柔性，基本上將傳統(tǒng)的電子文檔與應(yīng)用系統(tǒng)融合了起來。
智能文檔時(shí)代前景光明
業(yè)內(nèi)著名的IDC在2003年曾這樣評(píng)價(jià)智能文檔技術(shù)：“作為一個(gè)變革性的技術(shù)，它毫無疑問將會(huì)帶來新一輪信息技術(shù)變革的浪潮，不止是影響到軟件系統(tǒng)的構(gòu)建方式，同時(shí)也代表著為信息工作者提供了新一代的職能和人性化的IT工作環(huán)境�！�
對(duì)用戶來說，智能文檔的出現(xiàn)將極大地改善人們的IT工作環(huán)境。文檔變成了訪問各種信息系統(tǒng)的一個(gè)入口。用戶最終完全不必關(guān)心如何操縱數(shù)據(jù)庫(kù)，也再不必去花精力適應(yīng)所謂的“高科技”產(chǎn)品——那些高深的應(yīng)用系統(tǒng)。他們依舊是跟文檔在打交道，只不過不是紙面的，而是電子的。并且，這些電子文檔，比紙面文檔操作起來更加方便。智能文檔不僅在紙質(zhì)文檔與電子文檔之間架起了一座橋梁，還將原本分割的應(yīng)用系統(tǒng)、信息內(nèi)容和人整合了起來，使得信息系統(tǒng)的建設(shè)逐步回歸，更多的強(qiáng)調(diào)以人為中心，還原科技服務(wù)人類的理念。
微軟、Adobe這些IT巨頭們都已經(jīng)加入這場(chǎng)“智能文檔”的變革，繼桌面辦公軟件Word以及存檔軟件PDF之后，一場(chǎng)新的爭(zhēng)奪智能文檔市場(chǎng)的戰(zhàn)爭(zhēng)已經(jīng)開始。包括擁有“idoc”智能文檔技術(shù)的書生公司在內(nèi)的相關(guān)國(guó)內(nèi)企業(yè)也正積極參與競(jìng)爭(zhēng)并取得了一定成績(jī)，這對(duì)于國(guó)內(nèi)軟件產(chǎn)業(yè)和廣大消費(fèi)者都是一個(gè)福音。
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